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绩效茗谱●陈绣茗

Author: Tan KW   |   Latest post: Sat, 23 May 2020, 11:14 PM

 

落实作业程序的禁忌/陈绣茗

Author:   |    Publish date:


这么多年来,协助企业落实作业流程与程序,最大的挑战是如何让执行者的行为有所改变,以能顺利导入作业流程。

不管企业规模大小,这问题都是我不断被问,每一个业主都期望可以寻找到一个终极成功方程式,但其实这个方程式并不存在。

对比几个特别成功的案例,我大约总结以下几个最常见、导致改革失效或无法顺利落实制度的因素,都是时间管理中最常见的错误,那就是方向迷惑、犹豫不决、精力分散、拖延、中断和完美主义。

1. 迷惑:没有计划未来几个月和未来几年

许多业主会告诉我,写作业程序就是因为要员工工作起来更有效率。这点并没有错,作业程序因需要经过作业流程的分析与设计,因此可以让员工工作得比较顺畅。

但是为什么要工作顺畅?工作顺畅后员工未来又何去何从?

多数时候业主并没有很明确的告知员工,只道“现在我们有标准作业流程(SOP),以后大家要跟”,因此员工处于迷惑甚至感到失去方向,倾向不注重改变。

2. 犹豫不决:不能作出需要或应作出的决定

这就好像鸵鸟,对不愉快的事情不理睬,躲到沙堆里。

改变会让一个人身心处于不舒适的位置,没有一个正常人喜欢待在不舒适的位置。

所以,改变就有如一个暗藏的敌人,由于改变非一天可以成形,意味着我们对某一任务不是一次完成,而是要花很多的时间甚至意志力,因而产生压力使心理感觉厌烦或惶惑或恐惧。

加上不作决定是容易的,但作出决定是不容易的,故会让一个人处于犹豫不决的状态。

不做決定并不表示这件事情不需要決策,因此真是上依然在脑中不断盘旋”要不要做决定”的想法,引致无法集中精力,甚至失去动力、拖延与逃避责任。

3. 精力分散:精神和体力的超负荷

精力分散是企图做超出需要、甚至可能超出精神和体力的超负荷。企图在各方面都作点就会使身体产生疲劳,进阶导致没有一件事情办妥而时间被浪费。 

一位学者描述一种常见的精神分散症状,而这一症状的主要特点有:

(1)同时想做许多事情;

(2)不断为等待做的事情着急;

(3)随着压力的增加不知什么时候可以做,又可以做什么甚至应该做什么;

(4)反正做不好因此对当前的工作投入很浅薄。

这一点在考研复习过程中表现的特别明显。

4.

拖延:永远有明天

拖延的定义是把某一时间(如天)能够做好的事情拖到明天。

有三种典型的拖延:拖延不愉快的事情;拖延困难的事情;拖延需要做很难做决定的事情(这我们在犹豫不决的时候已经解释)。

拖延常用的借口有:“我希望”,这个借口通常是希望不要做某一件工作和希望某种奇迹发生来做这一工作。

从根本上来说,就是取消某件事的责任;“我就是开不了头”这是作为实现的预言的一种,它把自我欺骗变为现实,最终导致自我失败。 

要其中消除拖延习惯,其中一个简单的规则是先完成不喜欢的事情,再完成其他事情。我在执业时最常用的手法是:如果时间允许,马上改/换/做。

以上乃是一些导入作业程序必须注意的员工状态,让我们下期再叙。

 

https://www.enanyang.my/news/20200315/落实作业程序的禁忌陈绣茗/

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