一家公司要多少SOP?(第二篇)
我刚开始执业时,碰过最多的就是这个问题:“如果没有撰写标准作业流程(SOP),企业还可以运转吗?”答案当然是可以。
目前许多中小型企业都是这样,包括家族企业。
问题是,企业是否经历过这样的失败,如现金赔偿,顾客流失,货物退还,呆账问题,库存流失,采购失误,员工问题,好员工流失,企业家必须是超级老板等,这种所谓不断解决问题的“累”,还有损失时间与金钱的“痛楚”?
您认为,还能耐得多久,尤其在大环境经济重整下还能耐多久?
若想要至少有些简单作业标准,却又不要太复杂,也不要求完整,那以下我为大家推荐6步骤探测公司需要什么作业程序。
1.找出公司的价值
所有公司的设立,都是企业要完成一个目标,从所提供的产品或服务中为顾客无论在商业上或生活上添加价值,这个目标成为企业对顾客的承诺。
而第一道风险往往来自企业没有思考企业目标与所提供的价值,再从中定义企业的使命。
举例:一家餐饮外包公司,他们其中一项使命是“将符合食品卫生安全的食物,准时安全的送达目的地”。
2. 绘制核心作业流程,达成企业目标与使命
核心作业包括生产(生产商)或提供服务(服务业),采购和供应商管理,还有产品/服务(研发)发展。
核心作业的外围便是行销、销售、财务、品质、人事、管理阶层的责任与义务等(视企业的规模、所处何种产业各有分别),要如何运作以便可以配合核心作业流程,使得最终可以达到终极目标,完成对顾客的承诺。
举例:同样以餐饮外包公司为例,其中一项使命是“将符合食品卫生安全的食物,准时安全的送目的地”。
那么核心流程便是如何管理运输车(达到食物安全),如何管理与教育司机(因此司机会注重安全),运输时间表的编排(使得可以准时),运输编排备案(如果之前的安排临时出问题,如何快速补救,使得可以准时送到),厨房卫生管理(符合卫生安全食用),如何教育厨房员工(使得懂得照顾食品卫生安全)等。
3. 制定企业政策与标准指标
标准指标是一项关键控制要素,因为企业需要藉之衡量并管理上面所提到的作业流程,使得企业得以达到所提出的目标与使命。
指标将是消除策略的不确定因素,将策略实际落实的一个工具,使得企业可以真正朝向终极目标,完成使命。
举例:餐饮外包公司的其中一项核心流程是如何管理与教育厨房工作人员。
这样公司对厨房员工的其中之一政策将会是,厨房人员每年必须上课X小时,以便提升对食品卫生安全的认知与态度。
配合注射传染病预防针,记录厨房人员的表现/出错率以利年度筛选,上过x课程的厨房人员,才可以执行X工作等等。
另外3个步骤,敬请跟踪下一期的分享。