这么多年遇见各行各业的中小企业业主，他们心中关于系统、作业程序都有许多问题，今日专做一问答篇。

问：拥有了作业程序，如何确定员工遵从，并且如何确定遵循规定？

答：解答这个问题必须从解答“何谓系统”开始。简单而言，系统就是一组相互作用或相互关联的元素，它们根据一套规则形成一个统一的整体。这里的关键词就是“规则”（Rules）。

作业程序顾名思义，就是将这一些规则写成册。至于如何确定员工遵从，首先要解决的就是员工认同（Buy-in），再者就是对员工的教育（Education），最后就是针对执行进行审核（Audit）。

每一步骤，又可以分为细节步骤，例如取得员工认同可以是在设定规则的时候将员工的意见纳入，又或者直接将员工纳入设定小组，让员工自我讨论定自我设定。

如此下来，自己设定的规则，当然就必须自己遵循。又例如对员工进行教育，那是一连串的培训规划，将培训计划分为等级执行等等，其中当然还少不了领导人做好领导工作，让下属在带领下逐渐茁壮成长。

长期下来，当员工已经将这些规则融入平常的作业行为中，那遵循规则就变成了自然动作，因为这种行为已经成了文化。就如一些国家对人民进行不乱丢垃圾的教育取得很好的成绩，结果若一天有人乱丢垃圾，反而因此成为大众公愤对象或者怪人。

问：我要如何知道我已经到了需要系统（作业程序）的阶段？

答：这个问题需要从解答企业发展生命周期开始。

企业生命周期（S curve）不是一个很旧的理论，各位读者有兴趣可以上网寻找。

该理论注明，企业在这个周期内，会因为不同的阶段而面对不同的挑战，而这些挑战不是因为特殊企业而有，而是企业在成长中的一个常态，就好像小孩子要学会走路必须经过会跌倒的挑战一样。

打造团队导入SOP

在成长的阶段中，其中一段成长期，就是打造团队的同时，作业程序也需要被撰写并且开始一一导入运用。

举一个普遍看到的例子。

小明创业做网上买卖生意。创业初期，小明因为眼光独特，选了一个非常有特色的产品，结果很快就卖了火红（这个阶段为草创期）。

小明因为生意很火，开始招募帮手，首先就是找了自家妹子、堂弟等来合伙拓展业务。可是这个产品非常受到市场欢迎，很快妹子与堂弟也都忙不过来了，小明想了想决定扩大团队，就将妹子与堂弟的工作做各区分，妹子专负责客服，堂弟则负责库存与配送，同时开始对外招募员工。

总算找了新的员工，小明便将这些员工根据资历各自安排给了自己、妹子与堂弟做为帮手。面对这些什么都不懂的新员工，自己、妹子与堂弟必须承担教导的工作。

但是过去妹子与堂弟也是自己摸索工作，如今却需要成为老师，妹子与堂弟看看桌上满满的工作又望着新人，除了硬着头皮在百忙中抽空口述教导之外别无它法。

时间一点一点过去，新人中有些人终于可以独立工作，但有有些人熬不过走了。新旧人的持续交替，员工犯错种种问题等层出不穷，妹子与堂弟必须不停的解决问题、指导、管理，每日重复直到心力交瘁只剩一个字“累”。

想请多一些人，算一算成本太高；不请人，每日琐碎的事件多得让人无法喘气。

若有读者读到这里，感觉心有戚戚焉，我会说“故事纯属虚构，如有雷同纯属巧合”。

但一家公司，若已经产生了类似小明的状况，那表示需要尽快打造作业程序，否则公司的成长也会因为每日不停的重复解决琐碎的事件而耽误。

以上两个常问问题与解答，希望可以帮助广大读者，祝大家事业顺利。