上一期谈及中小企业人事管理三大工具，聘请一名员工，我们用完整的职务说明筛选最适合该职务的职员，招聘后用之来说明责任与考核指标。这样，这位员工到公司上班能有明确的方向，以便专注的发挥所长。
把工作项目说清楚了，下来就是把行为准则说清楚。而员工手册，就是一本员工在公司办事的行为准则。业主常向我询问，要如何让员工遵守公司规则，我向他们询问有关员工手册的操作，多数说不上来。
以下让我略谈如何应用员工手册，来达到管理员工的目的。
完整的员工手册包含四大项目：
一、公司的义务；
二、员工义务；
三、员工福利；
四、纪律行动。
清楚说明所有职责
公司义务项目中，包含公司从聘请一位员工到离职所应该执行的责任。重点如下：
1.
职位阶级
让员工清楚知道公司有何等级可以让员工晋升。
2.
聘请书
所有员工被聘时，必定会给予聘请书，这是雇主与雇员的一道合约，必须慎重处理。曾经协助过一些客户处理员工问题，发觉他们的聘请书都过于简单，导致约束力不大。
3.
招聘后的培训
新人培训是企业的责任，然而许多中小型企业一般上都是过于急予用人，一般上都是安排在职训练，又或者草草交代工作项目以致疏忽培训，导致新人的工作质量欠佳。
4.
试用期
试用期不仅仅只是说明期限，其实重点在于说明试用期时的考核、试用期后的下一步骤，例如如何才能称为被正式接纳或者延长试用期，试用期中如何离职，试用期后是否能获得加薪等条件说明。
5.
工作时间
怎么样才能算是出席职务（例如打卡制度），员工在何种状况下会获得晋升或转移职务。
6.
薪资、加班
我碰到许多老板告诉我，不要将加班费写在上面，免得员工看到会问。其实，就是因为不想节外生枝，所以才必须在此说明如何才能申请加班费，公司在什么情况下才会认可那是属于加班。
7.
离职通知
清楚告知员工企业接受的离职通知时间，也是企业的职责之一。其中还需要清楚说明企业辞退员工的权力与因素。
8.
公共假期
这也是我的客户中，常爱问我的问题。他们老搞不清楚，日历上标示红色的日期，是一定要放假的吗？其实，法律有规定一定的公共假期，另外其他的公共假期则是企业自愿认可下而放假的。
如果企业不认可，那可以不算是公共假期。如果大家想要了解更清楚，可以咨询劳工法律。
9.
合法年假、病假、产假等法律规定的假期
清楚告诉员工，他们拥有多少天的假期，也是企业的义务之一。
曾经有业主问我，他说“告诉他们有这么多天的病假，那不就天天拿病假吗？”我说：“你不说其实他们照样爱拿就拿，没有把天数说清楚，企业也无法约束员工真正应该拿多少天。”
至少说了，如果员工选择拿病假来偷懒，你再考核他们的生产力来判断他们的花红数额、或无法升迁、或不能领取加薪、甚至采取纪律行动等等，这也是企业拥有的权力。
再者，有许多人都不清楚，原来年假是员工必须按工作的时间来赚取的，而不是一上班就应得的。
而且，年假都是必须事先申请，企业是有权力不批准放假，或根据紧急的状况将原本同意的假期取消。
难怪常常在谈到假期时，我的客户多数都是摇头叹气。
法令更保障雇主
说了这么多企业的义务，身为中小企业老板可能要担心员工是否会拿这些来质疑公司的责任。真实上，若详细阅读劳工法令，雇主对雇员的权力，是远远大于雇员执行的权力。
把责任义务说清楚了，员工也明白企业对自己的约束，这样下来就是员工必须执行他们的责任与义务，以达到公平的地位。
下一期再谈谈，员工的责任义务又有何些。
