这星期恰好为一家大企业提供作业流程与作业程序编写课程，就是在休息的途中其员工就来作询问有关于近期他的上司交办编制其部门某作业流程的问题。

聊天的过程，除了解答关于流程编制的技巧问题，大部分是协助该员工整理思路，以致该流程图可以更为完整。

在教学结束后，针对员工发问的问题进行深入思考归纳，综合这么多年来编制作业流程的经验，以下为大家分享一般编制作业流程的误区。

误区一：包含过多假设

企业为什么要编制作业流程？不就是为了要更了解作业，对作业的步骤可以更一目了然？

但是碍于并非熟悉作业的人并非可以编制流程，所以很多时候业主就会从内部或从外招聘一个有过编制作业程序（Standard Operating Procedure）的人来编制作业流程，唯一的缺点就是这个人对于他人的工作并不了解与清晰。

当然，不清楚对方的工作而又必须写下作业流程，可以透过访问探索。为一担心的是，万一访问的对象并不怎么会解释他们的作业，又或者这个访问者由于不清楚对方的作业因此很多细节并没有纪录到，那么在编制流程的时候许多假设就必须存在了。

造成假设的原因有两种，最普遍就是“理所当然”这样的想法，工作的人（process ower）或者访问者将某些步骤，当成是“员工工作就必须要知道”，所以不需要纳入流程步骤之一。

员工或无法遵循

第二个问题就是，访问者并不熟悉该作业，或者对该作业并没有经验，又或者其逻辑思维不强。

这样的情形之下，此访问者在搜集流程信息的时候又恰好遇到受访者无法很仔细一一告知，编制流程时必定充满许多无知，这样的状况下为了缴交功课，就会应用想象力（或上网搜寻）将“假设性”的步骤放进流程中。

如此情况下，编制的流程就会丧失真实性，难免未来发生”员工无法遵循”的问题。

误区二：“精简化”流程图

编制作业流程还有另一个功能，就是为流程改进作根基。

有一个字大家应该都很清楚的就是“精简化”（lean），每每在辅导案中，业主都会告诉我不要将流程图编得这样细节，看起来很复杂，而且很多步骤都好像是理所当然所以可以不需要纳入，只要读起来容易会懂，”精简”就好。

所谓“精简化”作业流程，并非是将某些步骤从中省略，而是将流程垃圾（process waste）从流程中去除以致流程可以更快速、更顺畅，其中还可能牵涉授权、标准化作业，如此以便达到“精简化”的目的。

试想想，若一个流程并没有包含真实的步骤，表面上看来就已经很精简了，又要如何“精简化”。

这个问题，很多年前曾经遇到一位员工拿着流程图问我，要我给予改进意见。该图只有5大步骤，原则上并没有错，我前后左右都看了都无法看出何处可以精简。

仔细问下，才发现该图的每一个步骤内包含着许多步骤。再询问原因才知道主要是他的上司要他将流程图“精简化”，他只好将步骤浓缩放在一个格子里。

当然，要编制完善的流程图并非简单，但是只要够专注与细腻，一样可以达到完善的层次。