绩效茗谱●陈绣茗

MFA大马连锁协会合格连锁顾问

上一期我们谈到，要改善并设计新的工作流程，必须从设定改善目标开始。

在工作设计上，其中一个方案就是将同一个专任工作，分给两个或以上的人共同分担。当然，该工作的薪资福利都是由共同分担该工作的人一起共有。

外包或兼职

从字面上的解释，也可以当成是流程外包的模式，或者现代人常用的兼职人员。

打个比方，在上一代的公司作业模式中，要整理公司财会报告，至少会聘请1位行政或会计人员在公司上班，如今，却可以外包给一个会计师团体。

在我执业的过程中，我发现如今许多中小企业在聘请一些职位时面对障碍，主要因为公司规模尚小、升迁空间有限，加上薪资福利无法给予如同其他大公司般。

所以，将该工作设计成“共有工作”模式，或许可以扩大招聘的范围，以下为适合以“共有工作”的工作条件：1.需要很广泛技术能力的工作，例如会计工作。

2.有很多个且密集的尖峰业务量工作。

3.需要大量创意的工作，例如平面设计。

4.很无聊及琐碎的工作，例如办公室、购物广场的清洁工作。

5.压力很大很容易造成员工疲倦的工作，例如电脑程序师。

6.每天业务量超过8小时的工作，例如电脑程序师。

若公司内部有符合以上条件的工作流程，可以考虑将该工作设计成为“共有制”，让2个或更多人来共担。

5方案分配工作

以下有5个工作设计的方案，针对不同的工作性质作工作分配。

方案一）针对工作具独立性，换班不需要当面交接。按照5天工作制，A做2天，B做3天，每人每天工作小时为8小时。例如收银员。

方案二）针对工作具独立性，虽然有交替轮班但是工作也不需要交接。按照5天工作制，两人1人工作2天半。例如店职员。

方案三）针对工作具有相关性，需要有重痑工作时间作当面交接。按照5天工作制，A与B都共同工作5天，但是每天的工作时数为5小时，包括重痑时间1小时。例如管理人、警卫等。

方案四）针对工作的整体流程，有一部份是必须两人合起来做，其余的流程可以独立作业。按照5天工作制，A与B每人工作3天，每天8小时，但是有1天是共同一起工作，其实时间分开独立工作。例如某程序由2位程序设计师共同完成，A先做2天，第三天A&B一起做，后2天由B独立继续完成。

方案五）针对工作突然需要加速完成，并且确保质量获得保证，可以将1人份的工作，让两人合做。例如一项工作由A单独承担，需要5天并每天8小时才做完；将B加入A的工作，结果2人每天5小时总天数花4天就完成了。如此，服务/货品品质不但有保障（因为A不需要赶着完成），还可以用更短的时间来完成。

压缩时间

在工作设计上，除了上述的共有工作外，我们还有“压缩时间式的工作设计”。

使用此模式的条件是该工作必须长时间由1个人来工作以致可以提高附加价值，或者针对移动成本非常高的环境，如外派出门或该区域的交通市场堵车，工作内容是具备高度独立性如律师、护士等工作。

这个模式，可以采用成为员工工作时间排班的参考，下星期我再继续分享在压缩时间的工作设计上，如何做时间安排。

http://www.enanyang.my/news/20190331/更有效分担工作量陈绣茗/