绩效茗谱●陈绣茗

更有效分担工作量/陈绣茗

Tan KW
Publish date: Sun, 31 Mar 2019, 12:33 AM
Tan KW
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绩效茗谱●陈绣茗

上一期我们谈到,要改善并设计新的工作流程,必须从设定改善目标开始。

在工作设计上,其中一个方案就是将同一个专任工作,分给两个或以上的人共同分担。当然,该工作的薪资福利都是由共同分担该工作的人一起共有。

外包或兼职

从字面上的解释,也可以当成是流程外包的模式,或者现代人常用的兼职人员。

打个比方,在上一代的公司作业模式中,要整理公司财会报告,至少会聘请1位行政或会计人员在公司上班,如今,却可以外包给一个会计师团体。

在我执业的过程中,我发现如今许多中小企业在聘请一些职位时面对障碍,主要因为公司规模尚小、升迁空间有限,加上薪资福利无法给予如同其他大公司般。

所以,将该工作设计成“共有工作”模式,或许可以扩大招聘的范围,以下为适合以“共有工作”的工作条件:1.需要很广泛技术能力的工作,例如会计工作。

2.有很多个且密集的尖峰业务量工作。

3.需要大量创意的工作,例如平面设计。

4.很无聊及琐碎的工作,例如办公室、购物广场的清洁工作。

5.压力很大很容易造成员工疲倦的工作,例如电脑程序师。

6.每天业务量超过8小时的工作,例如电脑程序师。

若公司内部有符合以上条件的工作流程,可以考虑将该工作设计成为“共有制”,让2个或更多人来共担。

5方案分配工作

以下有5个工作设计的方案,针对不同的工作性质作工作分配。

方案一)针对工作具独立性,换班不需要当面交接。按照5天工作制,A做2天,B做3天,每人每天工作小时为8小时。例如收银员。

方案二)针对工作具独立性,虽然有交替轮班但是工作也不需要交接。按照5天工作制,两人1人工作2天半。例如店职员。

方案三)针对工作具有相关性,需要有重痑工作时间作当面交接。按照5天工作制,A与B都共同工作5天,但是每天的工作时数为5小时,包括重痑时间1小时。例如管理人、警卫等。

方案四)针对工作的整体流程,有一部份是必须两人合起来做,其余的流程可以独立作业。按照5天工作制,A与B每人工作3天,每天8小时,但是有1天是共同一起工作,其实时间分开独立工作。例如某程序由2位程序设计师共同完成,A先做2天,第三天A&B一起做,后2天由B独立继续完成。

方案五)针对工作突然需要加速完成,并且确保质量获得保证,可以将1人份的工作,让两人合做。例如一项工作由A单独承担,需要5天并每天8小时才做完;将B加入A的工作,结果2人每天5小时总天数花4天就完成了。如此,服务/货品品质不但有保障(因为A不需要赶着完成),还可以用更短的时间来完成。

压缩时间

在工作设计上,除了上述的共有工作外,我们还有“压缩时间式的工作设计”。

使用此模式的条件是该工作必须长时间由1个人来工作以致可以提高附加价值,或者针对移动成本非常高的环境,如外派出门或该区域的交通市场堵车,工作内容是具备高度独立性如律师、护士等工作。

这个模式,可以采用成为员工工作时间排班的参考,下星期我再继续分享在压缩时间的工作设计上,如何做时间安排。

http://www.enanyang.my/news/20190331/更有效分担工作量陈绣茗/

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