绩效茗谱●陈绣茗

MFA大马连锁协会合格连锁顾问

前几天与一位新见面的业主，谈起公司扩充的问题。

一家公司扩充，除了金钱投资之外，下来就是扩充员工岗位，如果企业是自动化营运，那么要考虑的是机械功能上的进步。

而这位初认识的业主，他最大的问题其实就是员工方面的扩充。

谈到员工，普遍上我相信当一家公司面临业务量增大，最直接的方法就是聘请助理型员工，委任成为某内部资深员工的助理或属下，然后资深员工就必须凭着自己的经验，将本身的工作下放给这位新员工以实际操作作为在职训练。

往后的日子当这位新员工熟悉这位资深员工的工作后，其工作范畴也是与这位资深员工大致相同。

当这位资深员工拥有更多的部署后，很自然管理层可能升级为经理。

这个过程并没有错，重点就是这段过程中，是否会顺利还是因此产生其他问题，影响营运的顺畅。

适当下放工作

而过程顺利或否取决于许多因素，其中就是这位资深员工懂不懂得下放工作，工作下放得是否适宜，懂不懂得教导监督审核这位新员工，还是本身其实一整天都必须忙着自己的业务。

要知道，撇开这位资深员工是否具备教导新人的技巧，当一个人每日都忙碌于本身的工作，又如何能把新员工带好。

规划长期流程

我给这位新见面的业主一些概念，要避免公司在扩充上，营运会面临混乱的局面导致时间财务损失的问题，首先就是必须将公司上下的作业流程都定义好，而且不是针对现在的营业额规模，而是必须针对未来的营业规模。

用一个最简单的例子，就如为小孩子买衣服。

每个家庭都知道，买小孩子的鞋子或衣服，只能买大不能买刚好，因为根据小孩的成长速度，很快就会不合身了。

企业现在看起来不实际的作业流程（不管因素为何），必须放在未来的状况下做考虑。

我最常问就是，如果这个步骤或这一段作业不是同一个员工在执行，会有问题吗？信息上会有断层吗？等等。

如此一来的改革，新的作业流程就可以设计出来以备未来之需。

当新的流程设计出来后，就会有新的工作岗位的产生。

其实，这个工作岗位以前不是没有，而是过去都是同一个人在做，所以难以被察觉岗位存在。

原因很简单，我们每个人看事情，都从自己的角度去看，加上对工作量没有一个概念（工作量并不像重量可以用秤来测量）。

因此一个人可以做的事情，很难被理解可以被切割成为两个人的工作，如果想要知道更多工作如何设计，大家可以阅读我前几期的分享。

应改变作业流程

新工作岗位决定后，就可以轻易知道企业未来有多少岗位是空缺的，包括岗位的工作职责与岗位阶级。

在人事预算上，未来要增设多少员工酬劳，按照目前的成长速度，何时必须有这个新人接新的岗位，新岗位的培训要如何落实等陆续而来的安排，就显得并不太困难了。

谨慎部署员工

当然，有了新岗位部署计划后，如果该新岗位是一个高阶位工作，加上企业内部有实施绩效考核机制的话，就可以通过绩效考核来决定哪位员工可以升职，升职条件与岗位就可以很清楚告知该员工，成为激励员工勤奋努力方法之一。

我曾经看过业主，因为业务量增大，老板不断聘请员工，但是部门内只有老板跟员工两大组群，员工就是资深与非资深之分，结果老板几乎每日都必须解决由新员工对作业不熟悉而造成的错误，资深员工却因忙碌（或不愿或不会）为理由而没履行教导。

也有业主以为该员工因为有了属下，所以就自然升级为经理，经过作业流程设计与岗位工作设计后，才发觉将这些人升级为经理过于为早，不但对这位员工而言，未来升级的空间很少，加上在真实“经理”职责设计上该员工其实也并不符合资格，导致职位纠正上还产生许多矛盾。

身为企业业主，营业越做越大是必然也是必须，但却要达到稳定扩大，我推荐改变作业流程。

虽然流程改变的分析与设计会花较长时间，经过许多客户经历，这是最省钱的方法。

http://www.enanyang.my/news/20190427/如何降低扩充后的作业成本？陈绣茗/