身为管理者，最富挑战性的工作之一，就是构思如何使团队工作更有效率、更有效果。

要达到此目标，企业必须定期修订原有的作业流程/作业程序，若能在团队中建立提供更好的意见以助修改作业程序的文化，必定能对企业产生巨大的效益。

处于今日瞬息万变的商业社会，企业必须持续保持能随时修正目标、重新排列优先级，根据所修订的目标可以适当注入对作业流程或作业程序的修订能力。以下稍分享培养能力的方法。

1. 先确认作业流程、作业程序的负责人这里所指的负责人，不一定是部门经理一个，而是可以纳入多人来共同监督，或者将庞大的作业流程下放给特定的员工。

2. 定期规划修改的重点区域企业负责人，可以定期针对不同的区域来做重点讨论与修改。例如成本控制、顾客服务、员工发展、营销、生产规划、培训工作等。

3. 将规划编制入会议议程管理层会议的议程，必须特定将规划好的重点讨论区域列入议程，并且指定该重点区域范围内作业流程的负责人一同参与会议。

一般中小企业约1年讨论1至2次，大概就很足够了。在这个讨论的会议上，尽量可以选择比较好的环境，避免外界干扰以便可以获得最佳讨论效果。

“从…到…”的秘诀

4. 针对所规划的重点区域，应用“从…到…”讨论技巧来获得更好的意见会议中先说明重点区域被挑选的意义或目的，然后给参与者约15分钟来思考在这个区域内应该有什么改变：“从”什么“到”什么。

企业可以准备纸张，让参与者写下他们认为需要从事哪些改革的看法。例如：针对员工发展方面，“从失去有潜能的员工的组织，到能留下优秀有能力的员工”。

5. 总结意见讨论。当所有人都完成“从…到…”的意见之后，让大家浏览意见互相了解所提的意见。将针对某一个意见具有相同兴趣的参与者，组成团队，在进行细节讨论。将讨论的意见进行归纳、分类，最终得出大家都一致公认是最想达到的目标。最终，必须将最后所选择的意见，作公开说明，以获得全体的一致认同，作为改革重点。

6. 将重点区域排列优先级。如果所选择的改革重点有多于一个，那可以票选哪一个是最优先需要改革。

7. 对选择之重点改革。进行影响因素分析改变一组作业流程是必须小心谨慎，因为作业流程是为了达到某个目的而设计，有时候一组流程将会贯穿其他部门或工作站，若因讨论得出结果是该作业流程必须改革，那意味着流程目的是否也变化。

这个变化是否会对其他方面带来影响，再再都是需要仔细思考与分析。除此之外，也可以针对妨碍目标达成的因素进行分析。

8.创造行动计划。或许你会问，为何不直些写改革计划书便可？进行以上的步骤就在于避免许多规划者，从目标直接跳到达成目标的行动时，所可能会犯下的错误。

这个错误的造成是除了是因为讨论时靠直觉，更是无法很自信的确认该行动计划真正是否能达成目标。所以，进行影响因素分析是为尽可减少这一个错误而特别安插的讨论。

从简单开始

9. 指派工作计划书完成后，就是实际操作指派改革工作。这个步骤，真的必须认真执行。我从许多业主身上看到的，所缺乏的就是没有为行动者施加压力，结果导致改革计划常变成空中楼阁，在忙碌的日常工作中，改革成了昙花一现。

10. 若要确保被指派工作者能保持责任心态，就是每个月召集行动小组会议以便追踪进度。一直到下一个讨论会为止，提出整体成果报告。

若企业开始想要为作业程序进行修订，切记千万不要制造企图心过度的行动计划，一切从简单开始，让团队适应后，再逐步加强难度与要求。