还记得近期在同学聊天群组中，大家聊着聊着就聊到一个话题，即当说到未来取胜的条件，突然有一位同学谈到缩减流程提高效率的话题，并且非常铁定的说：采取自动化可以缩短流程。

这个总结没有错，但也好像不完全对。以下纯属个人观点，欢迎大家互相提出自己的观点。

提高效率是所有企业家常年挂在嘴边的，有如口号般对员工作出思想倡导，大家都努力如何提高效率。恰好近年鼓吹自动化，又恰好透过机械计算机操作可以提高准确度，加快作业速度，提升质量稳定，因此便成为大家心目中提升效率的英雄。

在协助中小企业规划重组作业流程这么多年，得到一个结论，就是单纯的自动化并不会将流程缩减，而是将人工操作的流程取而代之。

数据化是将文书取代、自动化是将人工决策的流程取而代之。

企业家之所以会觉得流程被缩减，那是一种错觉，这个错觉产生于业主的员工不需要花和过去人工操作的时间来操作或执行一项工作，变相这位员工可以在更短时间内完成工作，因此工作效率被提高了。可是整体流程其实并没有被缩减。

这该如何说起？最近自己开发人力资源的相关系统，深刻体验这个道理。有一些流程，因为已经是最基本的流程，是没有办法再删除缩短，除非流程中的一些步骤被取消，否则那是没有办法再缩短了。

自我感觉良好罢了

所以，自动化不会缩短流程，只是将流程操作的速度加快了，业主眼见员工工作速度快了，自己要的报告或数据可以很快拿到了，因此产生感觉良好罢了。所以说，自动化能缩减流程，充其量那是缩减了人工耗时耗力的流程。

举一个请假的流程。员工请假流程是，员工填写请假表格，呈上司批准，后交到人事部门纪录。中途可能会有的分岔就是检查员工剩余的假期数，还有业务的进度，以便成为批准假期的准则。

这个流程大约有4至5的步骤。过去在没有计算机系统之下，全程人力操作，请假可能耗个2天文件来回，也可能更多天，取决这位上司并多快处理这个申请。

以上会耽误的时间的地方是：

1）搜寻这位员工的假期纪录；

2）检查这位员工的排班状况；

3）了解员工的工作进度。

2）与3），一位上司可以轻易找到数据，反而是假期纪录就需要找人事部门要。这样一来一往就需要许多时间了。

问题就出现在这里，时间并有没有因为这些繁琐事情而停顿，若过度将时间使用在对产出没有直接相关的地方，生产力因此降低。毕竟，每一个人一天也只是有8甚至10个小时的工作时间。

好，现在将这个流程交给计算机操作，弹指之间，过去两天才能处理的事情，现在10分钟或更短的时间便完成了。等于员工可以将剩余的时间做对产出有直接相关的事情，以便提升生产力。

投资后应有节省

但是又产生另外一个问题，从员工角度来看，员工操作每一个工作项目的时间缩短了，空出来的时间会被其他工作塞满，结果同样时间内所操作的工作量增加了，员工产出增加了，结果得到的收入却好像并没有增加。

回头看公司因为员工每日可以处理的事情增加，理所当然产出也增加理应接单量可以提高，收入也会因此提升，可是为何老板年终还是嚷嚷没有赚钱？

若我把收入当成“芝士”，那么谁偷了这些“芝士”？

其实这个“芝士”并没有被偷，而是企业采取自动化提高工作效率，因而节省了某一方面的成本，却因为需要投资计算机科技外加必须聘请专职人员来管理维持这个系统，因此把一部份节省下来的资源都投入在这一方面了。

所以自动化提高，要看的是节省下来的成本对比投资计算机科技的金额，如果投资后可以大有节省，那何尝不是“赚”？