多年来为各中小企业业主提供标准作业程序辅导，其中普遍上都存在记录与存盘的问题。

这些问题往往牵涉文件不齐全或不完整或不全面，结果影响企业了内部运作，包括由此衍生出许多其他的问题，其中包括员工之间的沟通问题。

许多业主对于因缺乏信息而导致营运产生问题或矛盾，往往会判断那是员工不擅长沟通，又或明明已经讲过百遍的事情却始终不能记得，又或者员工不专心不用心等等罪状，常常会设想员工应该像自己一样，对于一些白手起家的业主还会存在“我可以为什么他不可以”诸如此类的认知。

在众多与营运相关的问题或矛盾，不难察觉有半数是因为沟通不良。

这个沟通不良很可能源自于作业流程不连续或作业不标准（每个人都有自己的作风）而影响了讯息的流通。

营运中缺乏应有的信息，就如同人的身体缺乏某一类的维他命，短期可能不会有什么大问题，但若把时间轴拉长就不难发现其中的各种营运中断事件。

标准作业程序其实就是针对各种作业流程与应对方法，包括企业追求的作业标准，将之记录并存盘起来，以便可以达到长期保存和存储的作用。

备有生命周期

记录和存档涉及将文件进行分类和整理，以便未来易于检索，并保护它们免受损坏或丢失。一个良好的记录和存盘可以加强管理的有效性与效率，间接突显出管理人对于管理能耐。

记录是放入一个临时或永久媒介的信息，这个媒介通常指文件（信件、记录、报纸等）。 

每一项纪录都具备自己的生命周期，结束时的记录将被销毁或存盘，例如财务报告就是一个记录财务的档案，国家规定这些档案必须至少存盘7年，7年后企业有权选择销毁或继续存档。

由此，所有档案都是记录，但并非所有记录都成为档案。

记录可以是任何文件--任何格式（纸质或电子，甚至是视频）。记录的价值取决于内容，而不是格式。正规解释，记录是“组织或个人根据法律义务，或在业务交易中作为证据和信息创建、接收和维护的信息”。

大机构都重视

不少企业每每在辅导开始前就告诉笔者，他们也曾经撰写过作业程序，可是都没有真正享受作业程序所带来的效果，结果导致撰写作业程序的员工不仅认为那是一项很浪费时间的工作，甚至不再相信作业程序可以帮助公司营运。

试问，如果作业程序不重要，为什么大机构都非常注重，是否感觉不符合逻辑？ 

中小企业之所以无法从中获益的因素有很多，其中有一部份是许多业主忽略的就是关于记录和存档的编写和更新。

记录和存档的编写和更新是为了确保文件、记录或数据的准确性和完整性。它涉及确定哪些文件、记录或数据需要被记录和存档，以及如何记录和存档它们。

编写和更新记录和存档的过程是明确的，以便所有相关负责人都能理解和遵守。这包括确定谁有权访问、修改或删除记录和存档，以及如何保护它们免受损坏或丢失。

为了确保记录和存档的准确性和完整性，还应该定期审查，确保人人手上都是最新、最准确的档案。

常爱跟业主开一个玩笑，“创业容易守业难”这一句话也可以应用在作业程序上，既是“撰写容易维持难”，因为维持标准作业程序（手册），也是一项标准作业程序。