近期所涉入的项目，大部分都是将企业内部的作业程序（SOP）规划并且数据化。

在协助企业数据化的过程，就亲眼目睹许多不成功的案例，更看到许多人投入巨资但最终成果却不如预期，再不然就是所完成的系统程序其实仅有片段，并不能完全达到提升效率进而达到提升生产力的功效。

探查原因之下察觉，这些企业在执行数据化的之前，都没有对服务程序进行彻底的改造。

为什么进行数据化却需要对服务程序进行改造？答案就是，普遍上因为人的思维有着行为自行连串的功能。

也就是说，若上司并没有很明确的告诉这个员工一长串的SOP，这个员工也可以凭着自己的联想能力将动作完成。

这也是为什么许多中小企业至今还是很依赖有能力的员工，主要还是有能力的员工可以自行构思、分析并且将老板要完成的事情完整办完。

反观使用系统办事，虽然质量标准上、还有动作一致上可以达到百分百的保证，但是由于是机械，若一道步骤少了，在操作上就会发生障碍、降低效用、甚至不能正常操作。

为大家提供一些可以进行自我检查的问题，为需要进行服务程序改造的做检测之用途：

1. 程序中是否有哪些事务是相同或重复，职务是否有重迭？

藉此来检查是否有事务是可以被废除或合并。

2. 事务处理过程中是否传递至不必要的部门或单位？签署核对的手续是否太多且流于形式？

在此要特别针对核对过程，在人力操办事务的过程，无可避免并且很自然地必须有多人参与核对，这不仅是交叉查核所需，另外还是需要多双眼睛进行检查。

例如一活动策划者，由于每一场活动都会有大量参与人士，而文件上参与者的名字都不可以出错；由于这项工作少不了人为错误，业主无可奈何之下只好耗费多一个人力来协助完成这项工作。

但是这项工作若放之系统中是否可以省略，理想答案是肯定的，因为系统的审查永远不会发生错误，唯一的错误就是在数据输入的时候就已经错了。

所以系统取代了第二人审核文件的程序，当然要如何确保数据输入时没有错，那又是另一道需要解决的程序问题。

3.此项工作能否改为并行操作？或若有例外再赋予标记或通告？

很多时候由于人力的操作导致并行操作不符合逻辑，尤其是当操作过程来往中牵涉数据依赖的状况。

例如，有一业者专搞活动，由于许多活动的费用在估价的时候都是预计状态，当案子签下的时候才会有明确的价格；在人力操作的时候，往往项目负责人必须等估价部门将所有价格都调查明确后才能开始进行项目筹备。

这是符合逻辑的操作，主要是避免若价格有异项目负责人由此需要重复以前的筹备，这等于将过去花费的时间都浪费了。

考虑被浪费掉的时间可以用于筹备其他项目，所以这样的安排是很合理，但往往就是拖延了一下，导致筹备时间缩短而导致项目负责人倍感压力重重。

像这种看似连贯不可分割的程序，其实当我们在分析系统程序的时，就成了可以被分割，在平行运作下还可以获得妥善管理。

以上三道问题都是在辅导案子中常问的问题，不仅仅是打造程序数据化时会询问，其实在撰写作SOP的时候，尤其是重新审核企业SOP时都会调查并且细细考核的部分。这主要是协助业主在新SOP手册完成时，也是新的SOP完成的时候。

在导入SOP的同时，由于流程的更换让员工体验改变并且体会改变带来的效益，使得员工愿意遵循新的SOP，最终为企业带来最大效益。